Besoins divers pour le lieu :

• Pour l’accueil (en-bas) : fourniture de 10 tables et 20 chaises à mettre en place
• Pour le traiteur (espace réception) : fournitures de 15 tables noires 1,50m x 0,40m
• Pour les sponsors (espace réception) : 12 tables 1,20m x 0,70m + 24 chaises à mettre en place
• Pour l’affichage des programmes : 4 « totems » (support métallique d’environ 1m de haut sur lequel on peut coller des programmes format A3), 2 en bas à l’accueil, 2 en haut dans l’espace réception ou ailleurs
• Pour toutes les salles : disposition de type « conférence », 45 places pour Meije 1 & 2 et Sept-Laux 1 & 2, 150 places pour Belle Etoile et Chartreuse
• Pour toutes les salles : 2 tables + 2 chaises + 1 support vidéoproj pour les orateurs
• Pour l’amphi : 1 table + 2 chaises + 1 support vidéoproj pour les orateurs sur l’estrade
• Le WIFI est gratuit, ils nous fourniront un code le jour J (connection timeout au bout d’1h mais il suffit de se reloguer)

Questions en suspens et réponses attendues pour le 5/11 au plus tard :

• Possibilité de mettre une banderole à l’extérieur pour annoncer l’évènement et situer l’entrée (à voir ?)
• Pour les salles Belle Etoile et Chartreuse : j’ai fixé le nb de chaises à 150, ça me semble suffisant, on peut aller jusqu’à 180, qu’en pensez-vous ?
• Pour les salles Belle Etoile et Chartreuse : a-t-on besoin de leur louer des videoproj (3500 Lumens, 494 € HT pièce) et des micros ?
• Le devis a été établi avec le personnel de maintenance présent jusqu’à 18h, si on veut prolonger, il faut raquer 95 € / h pour 4 personnes « obligatoires », on va jusqu’à 20h ? Soit 190 € HT supplémentaires ?
• Il faut que voir avec le traiteur s’il nettoie son espace après la journée, sinon, il faut prévoir un forfait nettoyage en plus